Du 4 au 8 juin 2018, l’équipe tam-tam se trouvait au Centre International des Congrès de Deauville où avait lieu le 76e congrès de l’Institut International de la Recherche Betteravière. Nous y avons accompagné notre client pour accueillir 370 congressistes de 21 nationalités différentes. Le programme : 2 jours d’échanges sur les avancées techniques et les enjeux du secteur betteravier. Puis, au dernier jour du congrès, la découverte d’une spécificité normande : le Field Day (journée technique) était consacré à la culture du lin au sein de la coopérative linicole du Neubourg. Bien plus qu’un simple congrès, nous souhaitions permettre aux personnes issues d’une autre culture ; européenne, américaine et même asiatique, de profiter de leur séjour professionnel pour découvrir l’histoire, la culture et la différence française.

Un projet audacieux, demandant une rigueur et un sens de l’adaptabilité, avant, pendant et après l’événement. Une organisation et une logistique sans faille avec la spécificité d’un public international.

Ainsi, tam-tam organisation, en collaboration avec les instituts betteraviers français et international, a pris en charge l’organisation de l’ensemble du congrès, excepté la partie scientifique : élaboration du programme et choix des intervenants ont été laissés aux professionnels du secteur.

Le congrès ayant lieu à Deauville, il y avait déjà un gros point logistique à mettre en place : le transport des congressistes arrivant des quatre coins du monde, par divers moyens de transports à divers horaires, jusqu’au centre des Congrès pour récupérer leurs badges. Puis leur transfert jusqu’au Neubourg pour le Field Day et enfin leur retour dans leurs contrées respectives dans les temps. Nous avons donc fait appel à une compagnie de bus locale et à nos meilleures compétences logistiques pour organiser tous ces transferts ( et sans perdre de bagage ! ).

L’équipe tam-tam organisation a également pris en charge les inscriptions. Notre site d’inscription personnalisé en ligne assure simplicité et fiabilité des réservations. Il concerne les conférences, les repas, les navettes, l’hébergement ; bref tout y est. La facturation est globale et gérée par tam-tam organisation. Spécificité pour le congrès de l’IIRB : l’interface a été traduite en anglais.

Nous nous sommes, ensuite, chargé de l’ensemble des recherches, négociations et contacts prestataires. Le choix final revenant toujours au client lors de rendez-vous réguliers pour faire le point et sur présentation des devis obtenus. Ainsi, nous nous sommes occupés pour l’IIRB des réservations d’hôtels, du traiteur, du son et de la lumière, de la traduction, de divers éléments de décoration  (lino, lettrage, centres de table….), des goodies congressistes (sacoches, écharpes, calepins…) ; en prenant toujours soin d’essayer de présenter des produits inédits.

Mais également de tous les « à côté » du congrès. Les congressistes (et surtout leurs accompagnant(e)s) viennent aussi pour le voyage. Nous avons donc organisé des excursions pendant le congrès et un post-tour à l’issue de celui-ci pour découvrir l’histoire et le patrimoine normands (Le Mont St Michel, Bayeux et sa tapisserie, Caen et son mémorial, la Côte Fleurie…).

Un programme chargé donc, que l’équipe tam-tam se charge de rappeler aux participants via l’envoi d’SMS de rappel judicieusement programmés et ciblés : A quelle heure part mon excursion déjà demain ? A quel endroit sera le bus pour repartir à Paris ? Mince, où a lieu le cocktail de clôture ?!… . C’est ça la touche tam-tam : faire équipe AVEC vous et penser à tout.