Carte d’identité
Nom : Congrès des Céréaliers – Édition 2022
Date : 07 et 08 juin 2022
Lieu : Paris (75)
Client : Association Générale des Producteurs de Blé (AGPB)
Nombre de participants : 250 personnes
Objectif : Réunir des céréaliers venus de toute la France pour débattre sur l’actualité géopolitique et ses conséquences directes sur la filière blé, autour d’un évènement convivial et fédérateur, après 2 années en distanciel.
Le Contexte
Après deux années en distanciel suite au Covid-19, cette année marquait les retrouvailles des congressistes, acteurs de la filière blé. Néanmoins la crise sanitaire et ces années sans Congrès ont profondément bouleversé le monde et les attentes et priorités de chacun. Il fallait donc trouver un axe stratégique solide pour rassembler un maximum de personnes, dans un contexte géopolitique très particulier et incertain. Cela a eu une conséquence directe sur l’organisation de l’évènement. Ce congrès était donc un beau challenge (réussi !) d’anticipation et de coordination.
Nos missions
Comme chaque année, nous étions en charge de superviser l’ensemble du Congrès, pour que nos clients n’aient plus qu’à penser au contenu de leur évènement !
D’habitude en région, cette année l’évènement s’est déroulé en plein cœur du parc floral de Paris. Il a donc fallu redoubler d’efforts pour organiser la venue des congressistes, afin qu’elle se passe sans encombre.
2 temps forts :
– Les repas : sur la terrasse extérieure du lieu, avec un ciel plus bleu que jamais et un soleil éblouissant, mais beaucoup de vent !!
Au programme : quelques parasols qui ont voulu se faire la malle, de multiple ficelles installées, mais avant tout des congressistes conquis par le cadre et l’ambiance !
– Le débat : dans un contexte géopolitique particulièrement singulier dû à la Guerre en Ukraine et la reprise économique post-COVID, le contenu du Congrès était plus important que jamais. A nous de s’entourer du bon prestataire technique pour proposer une scénographie qui fera sens et qui portera le débat. Parce que notre mission c’est aussi ça : s’inscrire dans la stratégie adoptée par notre client et sublimer son évènement !
3 missions principales :
– L’organisation logistique : trouver le parcours congressiste idéal dans un lieu aux multiples pièces et le rendre le plus simple possible, définir les besoins (sécurité, traiteur, mobilier, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation. C’est un Congrès des retrouvailles après tout, il faut marquer le coup !
– La gestion des participants : gestion des inscriptions (création du site d’inscription, réception et traitement des demandes congressistes) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, signalétique et gestion des navettes/taxis). Nous trouvant en plein cœur de Paris, dans un lieu ne disposant pas de parking, il fallait penser aux moindres détails : anticiper les besoins en taxis des congressistes (contacter une agence en amont), organiser et coordonner les navettes entre l’hôtel et le lieu, prévoir de la signalétique depuis les transports en commun jusqu’au site.
– La gestion des imprévus : l’organisation de l’évènement étant notre mission principale, nous étions évidemment en charge de la résolution de problèmes et de la moindre demande de dernière minute.
Le contexte actuel ayant rendu le Congrès assez incertain sur certains points, nous avons dû organiser la visite de VIP, et notamment celle du Ministre de l’Agriculture, en dernière minute ! Déjeuner à part pour ces personnes, accès sécurisé, … un beau challenge relevé avec brio !
Un challenge
Comme pour beaucoup d’évènements, prévoir la météo ! Peut-être qu’un jour nous en serons capables mais pour le moment ce n’est pas encore notre spécialité… Nous devions donc imaginer plusieurs scénarios possibles notamment pour la partie déjeuners. En plein cœur du sublime Parc Floral de Paris, c’était inconcevable de ne pas manger dehors !
Toiles lycra, simples parasols, chapiteaux… Nous avons tout imaginé pour permettre aux congressistes de profiter de la vue qu’offrait le lieu sur le parc, quelque soit la météo du jour. Finalement, nous avions un plan A, un plan B, un plan C et un plan D selon les conditions météorologiques.
Et finalement il a fait très beau pendant les déjeuners et il a plu pendant les séances en salle, c’était le scénario rêvé ! Nous avons dû nettoyer tout le mobilier avant chaque nouveau repas mais ce n’est qu’un détail. Il faut bien quelques missions de dernière minute pour qu’un évènement soit réussi !
Une réussite
Trouver un lieu hors du temps en plein cœur de Paris et leur donner l’impression de faire un Congrès en région ? Mission réussie ! La surprise était au rendez-vous : personne ne s’attendait à pouvoir faire un Congrès dans un lieu avec une vue imprenable sur un parc verdoyant, florissant et fourmillant de canards !
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