Mois : juin 2018

  • Congrès USRTL – 7 au 9 juin 2018 – Marseille (Bouches-Du-Rhône)

    Congrès USRTL – 7 au 9 juin 2018 – Marseille (Bouches-Du-Rhône)

    L’Union Syndicale des Rouisseurs-Teilleurs de Lin de France, nous a fait confiance pour organiser cette année 2018, son congrès annuel. La demande : 30 personnes, 3 jours, dans le Sud de la France, avec un équilibre entre temps de travail et activités de découverte. Voilà ! Carte blanche pour organiser un séjour y répondant tout en respectant le budget. L’équipe tam-tam organisation a donc pris en charge l’organisation du congrès de A à Z: création, réservations, logistique sur place.

    C’est à Marseille, au début du mois de juin, que nous avons décidé de poser les valises du groupe. Au programme travail bien sûr, mais aussi visites et dégustations ! Un séjour professionnel qui permet à chacun de se retrouver dans un contexte différent, ce qui favorise la cohésion d’équipe.

    Tout d’abord les transports : les participants n’arrivant pas tous du même endroit, nous avons privilégié le train et l’avion en fonction des cas. Puis nous avons fait appel à une société de taxi afin de regrouper tout le monde à bon port : un charmant hôtel au calme, à 10 minutes du Vallon des Auffes possédant une salle de séminaire adaptée à la taille du groupe.

    Diverses visites ont ponctuées les temps libres du groupe ou simplement des accompagnantes : visite privée des calanques en bateau, découverte du célèbre musée MUCEM mais aussi découvertes gastronomiques ! Puisque la culture est aussi dans l’assiette : chaque menu a été convenu à l’avance avec les restaurateurs choisis pour refléter la diversité de la cuisine méditerranéenne, et une soirée gastronomique a clôturé le congrès en beauté.

    Et puisque chaque voyage est unique, nous nous adaptons, sur l’ensemble de nos séminaires et voyages d’affaires, aux attentes et besoins de nos clients afin de garantir une prestation de qualité. L’objectif recherché, le secteur d’activité, la moyenne d’âge, ou encore les relations professionnelles sont des caractéristiques qui nous permettent d’adapter au mieux votre événement. Cependant, un objectif invariable, votre tranquillité : nous prenons en charge toute la logistique pour que sur place vous trouviez les portes ouvertes sans avoir à vous soucier de quoi que ce soit. Sur demande, nous pouvons également joindre un membre de l’équipe tam-tam à votre séjour sur place pour encore plus de confort.

  • 76th IIRB Congress – 4 au 8 juin 2018 – Deauville (Calvados)

    76th IIRB Congress – 4 au 8 juin 2018 – Deauville (Calvados)

    Du 4 au 8 juin 2018, l’équipe tam-tam se trouvait au Centre International des Congrès de Deauville où avait lieu le 76e congrès de l’Institut International de la Recherche Betteravière. Nous y avons accompagné notre client pour accueillir 370 congressistes de 21 nationalités différentes. Le programme : 2 jours d’échanges sur les avancées techniques et les enjeux du secteur betteravier. Puis, au dernier jour du congrès, la découverte d’une spécificité normande : le Field Day (journée technique) était consacré à la culture du lin au sein de la coopérative linicole du Neubourg. Bien plus qu’un simple congrès, nous souhaitions permettre aux personnes issues d’une autre culture ; européenne, américaine et même asiatique, de profiter de leur séjour professionnel pour découvrir l’histoire, la culture et la différence française.

    Un projet audacieux, demandant une rigueur et un sens de l’adaptabilité, avant, pendant et après l’événement. Une organisation et une logistique sans faille avec la spécificité d’un public international.

    Ainsi, tam-tam organisation, en collaboration avec les instituts betteraviers français et international, a pris en charge l’organisation de l’ensemble du congrès, excepté la partie scientifique : élaboration du programme et choix des intervenants ont été laissés aux professionnels du secteur.

    Le congrès ayant lieu à Deauville, il y avait déjà un gros point logistique à mettre en place : le transport des congressistes arrivant des quatre coins du monde, par divers moyens de transports à divers horaires, jusqu’au centre des Congrès pour récupérer leurs badges. Puis leur transfert jusqu’au Neubourg pour le Field Day et enfin leur retour dans leurs contrées respectives dans les temps. Nous avons donc fait appel à une compagnie de bus locale et à nos meilleures compétences logistiques pour organiser tous ces transferts ( et sans perdre de bagage ! ).

    L’équipe tam-tam organisation a également pris en charge les inscriptions. Notre site d’inscription personnalisé en ligne assure simplicité et fiabilité des réservations. Il concerne les conférences, les repas, les navettes, l’hébergement ; bref tout y est. La facturation est globale et gérée par tam-tam organisation. Spécificité pour le congrès de l’IIRB : l’interface a été traduite en anglais.

    Nous nous sommes, ensuite, chargé de l’ensemble des recherches, négociations et contacts prestataires. Le choix final revenant toujours au client lors de rendez-vous réguliers pour faire le point et sur présentation des devis obtenus. Ainsi, nous nous sommes occupés pour l’IIRB des réservations d’hôtels, du traiteur, du son et de la lumière, de la traduction, de divers éléments de décoration  (lino, lettrage, centres de table….), des goodies congressistes (sacoches, écharpes, calepins…) ; en prenant toujours soin d’essayer de présenter des produits inédits.

    Mais également de tous les « à côté » du congrès. Les congressistes (et surtout leurs accompagnant(e)s) viennent aussi pour le voyage. Nous avons donc organisé des excursions pendant le congrès et un post-tour à l’issue de celui-ci pour découvrir l’histoire et le patrimoine normands (Le Mont St Michel, Bayeux et sa tapisserie, Caen et son mémorial, la Côte Fleurie…).

    Un programme chargé donc, que l’équipe tam-tam se charge de rappeler aux participants via l’envoi d’SMS de rappel judicieusement programmés et ciblés : A quelle heure part mon excursion déjà demain ? A quel endroit sera le bus pour repartir à Paris ? Mince, où a lieu le cocktail de clôture ?!… . C’est ça la touche tam-tam : faire équipe AVEC vous et penser à tout.