Carte d’identité
Nom : Inauguration des nouvelles lignes de teillage
Date : Jeudi 16 juin 2022
Lieu : Crosville-la-vieille (27)
Client : Coopérative de Teillage de Lin du plateau du Neubourg (CTLN)
Nombre de participants : 800 personnes
Objectif : Faire découvrir aux adhérents et partenaires le nouvel outil de production, les remercier et en profiter se retrouver, partager un moment de convivialité
Le Contexte
La Coopérative de Teillage du Neubourg a construit en 2021, deux nouvelles lignes de teillage venant compléter son outil de production qui en contenait à ce jour déjà quatre. Un investissement important mais surtout un grand pas dans le développement de la Coopérative. Il fallait donc marquer le coup et surtout présenter le projet finalisé aux adhérents. Cette inauguration était initialement prévue pour le mois de janvier. Une recrudescence de cas de Covid, nous a forcé à la repousser au mois de juin. Cet événement était donc aussi l’occasion de belles retrouvailles pour tous les adhérents.
Nos missions
Les clients ont souhaité confier à notre équipe l’organisation complète de l’événement. Et dans ce cas précis, nous pouvons parler d’un accompagnement de A à Z. En effet, l’événement se déroulant sur site, il nous a fallu transformer les lieux afin de créer un environnement propice à l’événementiel.
2 temps forts :
– L’Inauguration : dans le bâtiment nouvellement construit
Au programme : visite libre des lieux par les invités, présentation d’un film récapitulatif de la construction, discours et bien sûr coupage de ruban !
– La soirée : dans un bâtiment attenant
Un cocktail apéritif intérieur-extérieur, de la musique live, un photobooth souvenir, le tout dans une ambiance jardin d’été (on en oublierait presque que nous sommes sous un hangar)
3 missions principales :
– L’organisation logistique : trouver la bonne implantation événementielle au sein de l’usine (entre convivialité et sécurité), définir les besoins (nettoyage, alimentation, équipements, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation
– La gestion des participants : gestion des inscriptions (création des invitations, du site d’inscription et suivi des listings) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, gestion du flux de voitures et du parking, listing des présents). Nous trouvant sur un site industriel, la sécurité était un des mots d’ordre de la soirée : accès uniquement sur invitation, listings complets des inscrits, vip et invités, gardiennage complet du site avec maître chien afin d’éviter l’accès aux espaces en dehors de l’événement.
– La coordination sur site : coordination des prestataires dès le début de montage à J-3, toute la soirée jusqu’au départ du dernier invité et jusqu’à la fin du démontage. Notre client devait être présent sur un autre événement en parallèle du montage, il est simplement passé jeter un œil selon ses moments de disponibilité.
Un challenge
Prévoir la météo ! Et puisque ce n’est pas encore dans nos cordes, disons plutôt trouver le meilleur compromis entre toutes les solutions qui se présentaient à nous pour que les participants soient biens quelques soient les conditions météorologiques.
Une structure extérieure ? Dans l’herbe ? Nous sommes en Normandie tout de même, trop de risque en cas de mauvais temps.
Un bâtiment fermé ? Les issues de secours des bâtiments d’usine ne sont pas dimensionnées pour 800 invités, c’est non aussi…
Un hangar ? Au milieu de la plaine, les courants d’air vont bon train. En fin de soirée, les invités fuiraient de froid.
Notre solution : utiliser le hangar et monter une structure en dessous pour couper les courants d’air
– la hauteur sont plafond est réduite pour conserver la chaleur en cas de temps frais
– la structure donne tout de suite une allure événementielle au lieu, et fait oublier que nous nous trouvons dans un hangar
– nous pouvons prévoir une structure plus petite : les invités pourront se répartir sous la structure et sous le hangar à l’extérieur de celle-ci, 2 espaces avec 2 ambiances différentes
Et finalement il a fait très beau, presque un peu chaud, nos invités ont créé un troisième espace : l’espace extérieur situé devant le hangar, terrasse à ciel ouvert pour profiter de cette belle soirée d’été !
Une réussite
L’effet Waouh ! Comme on l’appelle entre nous. C’est l’effet qui s’est diffusé parmi les invités au moment de leur entrée dans le hangar. La surprise réussi d’un aménagement auquel ils ne s’attendaient pas. Et dans ces cas là, on a tout gagné !
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