Carte d’identité
Nom : Semaine d’anniversaire du concessionnaire Douillet
Date : 30 mai au 2 juin 2023
Lieu : Le Horps (53)
Client : DOUILLET
Nombre de participants : 1141 à la soirée et 200 par jour en semaine
Objectif : Proposer des produits des partenaires du groupe Douillet aux clients autour de différents stands durant la semaine. Remercier les clients et collaborateurs du groupe de leur fidélité autour d’une soirée conviviale.
Le Contexte
Le groupe Douillet souhaitait fêter leur 50 ans en 2020 mais avec la pandémie du Covid, il n’avait pu la réaliser. Voulant marquer le coup, le groupe a décidé de les fêter cette année pour les 53 ans en faisant référence au département 53 où se situe la concession. La semaine de festivités était donc l’occasion pour Douillet de mettre en avant les produits de leurs partenaires au travers de différents stands. C’était également l’opportunité de faire une soirée afin de marquer l’anniversaire du Concessionnaire Douillet mais également de proposer une soirée conviviale avec leurs clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs.
Nos missions
Pour cet évènement, nous étions en charge de l’organisation complète : de la recherche de prestaires jusqu’au démontage et la refacturation au client.
L’objectif ? Décorer et transformer une concession agricole en un lieu propice à l’évènementiel.
2 temps forts de la semaine :
– L’animation de la semaine : Les journées thématiques autour des produits des partenaires de Douillet et de leurs fournisseurs étaient à l’image de la concession !
– La soirée : Afin de personnaliser l’événement, il fallait apporter une petite touche d’originalité. Quoi de mieux qu’un show de danseuses aériennes pour éblouir les invités ? Danseuses sur ruban ou sur cerceau le spectacle était grandiose et les invités sous le charme !
3 missions principales :
– La recherche de prestataires : Trouver les bons prestataires (technique, traiteur, musicien…) pour faire de cet événement, un moment inoubliable ! Trouver des animations en accord avec l’agriculture et les envies de notre client.
– L’organisation logistique : Trouver le bon agencement du lieu, définir les besoins (nettoyage, signalétique, équipements technique, décoration) et choisir les prestataires adaptés pour coller à l’image de notre client !
– La coordination sur site : Coordination des prestataires en amont de l’événement, le jour J et jusqu’à la fin du démontage à J+1. L’objectif était d’assurer le bon déroulement de l’événement et de se placer en tant que chef d’orchestre vis à vis de l’ensemble des prestataires (tenir informé le traiteur de l’ajustement des horaires de lancement des plats, prévenir les clients quand il y’a un discours, donner le feu vert aux techniciens quand le show est prêt à démarrer, indiquer au photographe ce qu’il doit prendre en photo, etc.)
Un challenge
Transformer le lieu en événementiel !
L’objectif ? Faire du lieu de la concession, un lieu propice pour une soirée festive !
Le lieu devait être original et convivial !
Challenge plutôt simple selon vous ? Rappelons simplement qu’un hangar n’est pas un lieu qui à l’origine est fait pour un événement.
Entre le sol refait à neuf, la scène à installer sur un sol de gravier, les supports accrochés au plafond pour les danseuses, le bâtiment trop petit pour accueillir 1500 personnes, contraintes géographiques et évidemment financières ! Qui aurait cru que faire un événement dans un hangar serait réalisable ?
Finalement cet événement correspondait complètement aux attentes et à la demande de notre client :
– un lieu dans lequel il était possible de faire ce que nous voulions. Nous étions libre sur l’agencement et la décoration !
– une ambiance et une décoration qui mettaient en lumière le lieu. C’était parfait parce que ça cassait le côté « vide » dû à la hauteur sous le plafond.
– un hangar, un chapiteau et un grand parking pouvant accueillir l’ensemble des invités. L’emplacement du lieu et son environnement sont très importants dans le monde de l’évènementiel, les clients prennent en compte ces aspects dans leur décision de venir à l’évènement ou non.
Une réussite
Comme souvent, l’effet Waouh ! C’est ce que l’on recherche à chaque évènement et c’est l’effet qui s’est diffusé parmi les invités au moment de leur entrée dans le hangar. Entre mise en lumière et décoration du bâtiment, l’effet attendu était au rendez-vous !
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