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Carte d’identité

Nom : Soirée de lancement de nouveaux modèles de tracteurs
Date : Mardi 18 octobre 2022
Lieu : Louviers (27)
Client : AXYOM
Nombre de participants : 200 personnes
Objectif : Présenter aux clients du concessionnaire les nouveaux modèles de tracteurs et en profiter pour les remercier de leur fidélité autour d’une soirée conviviale.

Le Contexte

La marque JCB a sorti deux nouveaux modèles de tracteurs au deuxième semestre 2022. Cette soirée était donc l’occasion pour AXYOM de présenter les nouveautés à l’ensemble de ses clients.
C’était également l’opportunité de faire une soirée de lancement dans un lieu un peu différent de ce qu’ils ont l’habitude de voir, afin de marquer le coup de la sortie de ces nouveaux tracteurs, mais également de proposer une soirée conviviale avec leurs clients; soirée qui change de l’environnement de travail dans lequel ils ont pour habitude de se voir.

Nos missions

Pour cet évènement, nous étions en charge de l’organisation complète : de la recherche du lieu jusqu’au démontage et la refacturation au client.
L’objectif ? Trouver un lieu atypique et le transformer en lieu propice à l’évènementiel.
Le maitre mot : convivialité.

2 temps forts :

– La soirée de lancement : Tout était installé pour apporter un effet « wouah » dès l’entrée des invités : mise en lumière des tracteurs, musique, vidéos de présentation, décoration du lieu…

– L’animation : À l’image de nos clients, il fallait apporter une petite touche de fun à cet évènement. Quoi de mieux qu’un show de VTT trial pour les éblouir ? Canon à fumée, arrivée en musique, démonstration sur obstacles et participation des invités, le spectacle était grandiose et les invités sous le charme !

3 missions principales :

– La recherche du lieu : cela a été notre plus gros challenge pour la réalisation de cet évènement. Trouver un lieu qui sort du monde agricole, avec une porte assez grande pour accueillir des tracteurs de 4m de haut et 3m de large, dans un secteur géographique très précis. Nous avons contacté pas moins d’une trentaine de lieu avant de trouver le bon !

– L’organisation logistique : trouver le bon agencement du lieu (de sorte à faire rentrer le traiteur, le show VTT Trial, l’estrade, les tracteurs et les invités bien sûr !), définir les besoins (nettoyage, signalétique, équipements technique, décoration) et choisir les prestataires adaptés pour coller à l’image de notre client !

– La coordination sur site : coordination des prestataires dès le début du montage à J-1, toute la soirée jusqu’au départ du dernier invité et jusqu’à la fin du démontage à J+1. Cette typologie d’évènements c’est un maximum de choses au programme, en un minimum de temps ! L’objectif est donc d’assurer le bon déroulement de la soirée et de se placer en tant que chef d’orchestre vis à vis de l’ensemble des prestataires (tenir informé le traiteur de l’ajustement des horaires de lancement des plats, prévenir les clients quand ils ont 5 minutes pour faire un discours, donner le feu vert au technicien quand le show est prêt à démarrer, indiquer au photographe ce qu’il doit prendre en photo, etc.)

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Un challenge

Trouver le lieu !
L’objectif ? Trouver un lieu en dehors du monde agricole, pouvant accueillir 2 tracteurs en intérieur et 1 télescopique + 1 en extérieur, dans un secteur géographique bien précis (proche autoroute).
Et rien ne sert de préciser qu’il fallait absolument que ce lieu soit couvert parce que l’évènement a eu lieu en Octobre.

Challenge plutôt simple selon vous ? Rappelons simplement qu’un tracteur c’est 4m de haut, 3m de large et 5m de long. Et qu’il ne peut pas arriver ou repartir en plusieurs pièces…
Entre portes refaites à neuf, parquets trop fragiles pour le poids des tracteurs, bâtiments trop petits pour tout contenir, contraintes géographiques et évidemment financières, ce n’était vraiment pas une mince affaire ! Qui aurait cru que notre critère principal pour trouver un lieu serait la taille de sa porte d’entrée ?

Notre trouvaille a donc été une ancienne filature refaite à neuf en coworking avec une halle magnifique et des portes d’origine !!
Finalement ce lieu correspondait complètement aux attentes et à la demande de notre client :
– un lieu dans lequel il était possible de faire ce que nous voulions. Nous étions libre sur l’agencement et la décoration et le propriétaire nous suivait dans toutes nos idées, plus farfelues les unes que les autres !
– une ambiance et une décoration complètement décalées qui donnaient un aspect « comme à la maison » à l’endroit. C’était parfait parce que ça cassait le côté « froid » dû à la hauteur sous plafond.
– une localisation très stratégique et un grand parking pouvant accueillir l’ensemble des invités. La localisation du lieu et son environnement sont des aspects très importants dans le monde de l’évènementiel, ils sont souvent pris en compte par les invités et sont considérés dans leur décision de venir à l’évènement ou non.

Une réussite

Comme souvent, l’effet Waouh ! C’est ce que l’on recherche à chaque évènement et c’est l’effet qui s’est diffusé parmi les invités au moment de leur entrée dans le hangar. Entre charme naturel du lieu et mise en lumière et en scène du bâtiment, l’effet escompté était au rendez-vous !