Étiquette : agricole

  • L’inauguration d’une nouvelle usine

    L’inauguration d’une nouvelle usine

    Carte d’identité

    Nom : Inauguration des nouvelles lignes de teillage
    Date : Jeudi 16 juin 2022
    Lieu : Crosville-la-vieille (27)
    Client : Coopérative de Teillage de Lin du plateau du Neubourg (CTLN)
    Nombre de participants : 800 personnes
    Objectif : Faire découvrir aux adhérents et partenaires le nouvel outil de production, les remercier et en profiter se retrouver, partager un moment de convivialité

    Le Contexte

    La Coopérative de Teillage du Neubourg a construit en 2021, deux nouvelles lignes de teillage venant compléter son outil de production qui en contenait à ce jour déjà quatre. Un investissement important mais surtout un grand pas dans le développement de la Coopérative. Il fallait donc marquer le coup et surtout présenter le projet finalisé aux adhérents. Cette inauguration était initialement prévue pour le mois de janvier. Une recrudescence de cas de Covid, nous a forcé à la repousser au mois de juin. Cet événement était donc aussi l’occasion de belles retrouvailles pour tous les adhérents.

    Nos missions

    Les clients ont souhaité confier à notre équipe l’organisation complète de l’événement. Et dans ce cas précis, nous pouvons parler d’un accompagnement de A à Z. En effet, l’événement se déroulant sur site, il nous a fallu transformer les lieux afin de créer un environnement propice à l’événementiel.

    2 temps forts :

    – L’Inauguration : dans le bâtiment nouvellement construit
    Au programme : visite libre des lieux par les invités, présentation d’un film récapitulatif de la construction, discours et bien sûr coupage de ruban !

    – La soirée : dans un bâtiment attenant
    Un cocktail apéritif intérieur-extérieur, de la musique live, un photobooth souvenir, le tout dans une ambiance jardin d’été (on en oublierait presque que nous sommes sous un hangar)

    3 missions principales :

    – L’organisation logistique : trouver la bonne implantation événementielle au sein de l’usine (entre convivialité et sécurité), définir les besoins (nettoyage, alimentation, équipements, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation
     
    – La gestion des participants : gestion des inscriptions (création des invitations, du site d’inscription et suivi des listings) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, gestion du flux de voitures et du parking, listing des présents). Nous trouvant sur un site industriel, la sécurité était un des mots d’ordre de la soirée : accès uniquement sur invitation, listings complets des inscrits, vip et invités, gardiennage complet du site avec maître chien afin d’éviter l’accès aux espaces en dehors de l’événement.

    – La coordination sur site : coordination des prestataires dès le début de montage à J-3, toute la soirée jusqu’au départ du dernier invité et jusqu’à la fin du démontage. Notre client devait être présent sur un autre événement en parallèle du montage, il est simplement passé jeter un œil selon ses moments de disponibilité.

    Un challenge

    Prévoir la météo ! Et puisque ce n’est pas encore dans nos cordes, disons plutôt trouver le meilleur compromis entre toutes les solutions qui se présentaient à nous pour que les participants soient biens quelques soient les conditions météorologiques.
    Une structure extérieure ? Dans l’herbe ? Nous sommes en Normandie tout de même, trop de risque en cas de mauvais temps.
    Un bâtiment fermé ? Les issues de secours des bâtiments d’usine ne sont pas dimensionnées pour 800 invités, c’est non aussi…
    Un hangar ? Au milieu de la plaine, les courants d’air vont bon train. En fin de soirée, les invités fuiraient de froid.
    Notre solution : utiliser le hangar et monter une structure en dessous pour couper les courants d’air
    – la hauteur sont plafond est réduite pour conserver la chaleur en cas de temps frais
    – la structure donne tout de suite une allure événementielle au lieu, et fait oublier que nous nous trouvons dans un hangar
    – nous pouvons prévoir une structure plus petite : les invités pourront se répartir sous la structure et sous le hangar à l’extérieur de celle-ci, 2 espaces avec 2 ambiances différentes

    Et finalement il a fait très beau, presque un peu chaud, nos invités ont créé un troisième espace : l’espace extérieur situé devant le hangar, terrasse à ciel ouvert pour profiter de cette belle soirée d’été !

    Une réussite

    L’effet Waouh ! Comme on l’appelle entre nous. C’est l’effet qui s’est diffusé parmi les invités au moment de leur entrée dans le hangar. La surprise réussi d’un aménagement auquel ils ne s’attendaient pas. Et dans ces cas là, on a tout gagné !

  • Congrès AGPB – 7 et 8 juin 2022 – Paris (IDF)

    Congrès AGPB – 7 et 8 juin 2022 – Paris (IDF)

    Carte d’identité

    Nom : Congrès des Céréaliers – Édition 2022
    Date : 07 et 08 juin 2022
    Lieu : Paris (75)
    Client : Association Générale des Producteurs de Blé (AGPB)
    Nombre de participants : 250 personnes
    Objectif : Réunir des céréaliers venus de toute la France pour débattre sur l’actualité géopolitique et ses conséquences directes sur la filière blé, autour d’un évènement convivial et fédérateur, après 2 années en distanciel.

    Le Contexte

    Après deux années en distanciel suite au Covid-19, cette année marquait les retrouvailles des congressistes, acteurs de la filière blé. Néanmoins la crise sanitaire et ces années sans Congrès ont profondément bouleversé le monde et les attentes et priorités de chacun. Il fallait donc trouver un axe stratégique solide pour rassembler un maximum de personnes, dans un contexte géopolitique très particulier et incertain. Cela a eu une conséquence directe sur l’organisation de l’évènement. Ce congrès était donc un beau challenge (réussi !) d’anticipation et de coordination.

    Nos missions

    Comme chaque année, nous étions en charge de superviser l’ensemble du Congrès, pour que nos clients n’aient plus qu’à penser au contenu de leur évènement !
    D’habitude en région, cette année l’évènement s’est déroulé en plein cœur du parc floral de Paris. Il a donc fallu redoubler d’efforts pour organiser la venue des congressistes, afin qu’elle se passe sans encombre.


    2 temps forts :

    – Les repas : sur la terrasse extérieure du lieu, avec un ciel plus bleu que jamais et un soleil éblouissant, mais beaucoup de vent !!
    Au programme : quelques parasols qui ont voulu se faire la malle, de multiple ficelles installées, mais avant tout des congressistes conquis par le cadre et l’ambiance !

    – Le débat : dans un contexte géopolitique particulièrement singulier dû à la Guerre en Ukraine et la reprise économique post-COVID, le contenu du Congrès était plus important que jamais. A nous de s’entourer du bon prestataire technique pour proposer une scénographie qui fera sens et qui portera le débat. Parce que notre mission c’est aussi ça : s’inscrire dans la stratégie adoptée par notre client et sublimer son évènement !

    3 missions principales :

    – L’organisation logistique : trouver le parcours congressiste idéal dans un lieu aux multiples pièces et le rendre le plus simple possible, définir les besoins (sécurité, traiteur, mobilier, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation. C’est un Congrès des retrouvailles après tout, il faut marquer le coup !

    – La gestion des participants : gestion des inscriptions (création du site d’inscription, réception et traitement des demandes congressistes) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, signalétique et gestion des navettes/taxis). Nous trouvant en plein cœur de Paris, dans un lieu ne disposant pas de parking, il fallait penser aux moindres détails : anticiper les besoins en taxis des congressistes (contacter une agence en amont), organiser et coordonner les navettes entre l’hôtel et le lieu, prévoir de la signalétique depuis les transports en commun jusqu’au site.

    – La gestion des imprévus : l’organisation de l’évènement étant notre mission principale, nous étions évidemment en charge de la résolution de problèmes et de la moindre demande de dernière minute.
    Le contexte actuel ayant rendu le Congrès assez incertain sur certains points, nous avons dû organiser la visite de VIP, et notamment celle du Ministre de l’Agriculture, en dernière minute ! Déjeuner à part pour ces personnes, accès sécurisé, … un beau challenge relevé avec brio !

    Un challenge

    Comme pour beaucoup d’évènements, prévoir la météo ! Peut-être qu’un jour nous en serons capables mais pour le moment ce n’est pas encore notre spécialité… Nous devions donc imaginer plusieurs scénarios possibles notamment pour la partie déjeuners. En plein cœur du sublime Parc Floral de Paris, c’était inconcevable de ne pas manger dehors !
    Toiles lycra, simples parasols, chapiteaux… Nous avons tout imaginé pour permettre aux congressistes de profiter de la vue qu’offrait le lieu sur le parc, quelque soit la météo du jour. Finalement, nous avions un plan A, un plan B, un plan C et un plan D selon les conditions météorologiques.

    Et finalement il a fait très beau pendant les déjeuners et il a plu pendant les séances en salle, c’était le scénario rêvé ! Nous avons dû nettoyer tout le mobilier avant chaque nouveau repas mais ce n’est qu’un détail. Il faut bien quelques missions de dernière minute pour qu’un évènement soit réussi !

    Une réussite

    Trouver un lieu hors du temps en plein cœur de Paris et leur donner l’impression de faire un Congrès en région ? Mission réussie ! La surprise était au rendez-vous : personne ne s’attendait à pouvoir faire un Congrès dans un lieu avec une vue imprenable sur un parc verdoyant, florissant et fourmillant de canards !