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  • Congrès AGPB – 7 et 8 juin 2022 – Paris (IDF)

    Congrès AGPB – 7 et 8 juin 2022 – Paris (IDF)

    Carte d’identité

    Nom : Congrès des Céréaliers – Édition 2022
    Date : 07 et 08 juin 2022
    Lieu : Paris (75)
    Client : Association Générale des Producteurs de Blé (AGPB)
    Nombre de participants : 250 personnes
    Objectif : Réunir des céréaliers venus de toute la France pour débattre sur l’actualité géopolitique et ses conséquences directes sur la filière blé, autour d’un évènement convivial et fédérateur, après 2 années en distanciel.

    Le Contexte

    Après deux années en distanciel suite au Covid-19, cette année marquait les retrouvailles des congressistes, acteurs de la filière blé. Néanmoins la crise sanitaire et ces années sans Congrès ont profondément bouleversé le monde et les attentes et priorités de chacun. Il fallait donc trouver un axe stratégique solide pour rassembler un maximum de personnes, dans un contexte géopolitique très particulier et incertain. Cela a eu une conséquence directe sur l’organisation de l’évènement. Ce congrès était donc un beau challenge (réussi !) d’anticipation et de coordination.

    Nos missions

    Comme chaque année, nous étions en charge de superviser l’ensemble du Congrès, pour que nos clients n’aient plus qu’à penser au contenu de leur évènement !
    D’habitude en région, cette année l’évènement s’est déroulé en plein cœur du parc floral de Paris. Il a donc fallu redoubler d’efforts pour organiser la venue des congressistes, afin qu’elle se passe sans encombre.


    2 temps forts :

    – Les repas : sur la terrasse extérieure du lieu, avec un ciel plus bleu que jamais et un soleil éblouissant, mais beaucoup de vent !!
    Au programme : quelques parasols qui ont voulu se faire la malle, de multiple ficelles installées, mais avant tout des congressistes conquis par le cadre et l’ambiance !

    – Le débat : dans un contexte géopolitique particulièrement singulier dû à la Guerre en Ukraine et la reprise économique post-COVID, le contenu du Congrès était plus important que jamais. A nous de s’entourer du bon prestataire technique pour proposer une scénographie qui fera sens et qui portera le débat. Parce que notre mission c’est aussi ça : s’inscrire dans la stratégie adoptée par notre client et sublimer son évènement !

    3 missions principales :

    – L’organisation logistique : trouver le parcours congressiste idéal dans un lieu aux multiples pièces et le rendre le plus simple possible, définir les besoins (sécurité, traiteur, mobilier, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation. C’est un Congrès des retrouvailles après tout, il faut marquer le coup !

    – La gestion des participants : gestion des inscriptions (création du site d’inscription, réception et traitement des demandes congressistes) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, signalétique et gestion des navettes/taxis). Nous trouvant en plein cœur de Paris, dans un lieu ne disposant pas de parking, il fallait penser aux moindres détails : anticiper les besoins en taxis des congressistes (contacter une agence en amont), organiser et coordonner les navettes entre l’hôtel et le lieu, prévoir de la signalétique depuis les transports en commun jusqu’au site.

    – La gestion des imprévus : l’organisation de l’évènement étant notre mission principale, nous étions évidemment en charge de la résolution de problèmes et de la moindre demande de dernière minute.
    Le contexte actuel ayant rendu le Congrès assez incertain sur certains points, nous avons dû organiser la visite de VIP, et notamment celle du Ministre de l’Agriculture, en dernière minute ! Déjeuner à part pour ces personnes, accès sécurisé, … un beau challenge relevé avec brio !

    Un challenge

    Comme pour beaucoup d’évènements, prévoir la météo ! Peut-être qu’un jour nous en serons capables mais pour le moment ce n’est pas encore notre spécialité… Nous devions donc imaginer plusieurs scénarios possibles notamment pour la partie déjeuners. En plein cœur du sublime Parc Floral de Paris, c’était inconcevable de ne pas manger dehors !
    Toiles lycra, simples parasols, chapiteaux… Nous avons tout imaginé pour permettre aux congressistes de profiter de la vue qu’offrait le lieu sur le parc, quelque soit la météo du jour. Finalement, nous avions un plan A, un plan B, un plan C et un plan D selon les conditions météorologiques.

    Et finalement il a fait très beau pendant les déjeuners et il a plu pendant les séances en salle, c’était le scénario rêvé ! Nous avons dû nettoyer tout le mobilier avant chaque nouveau repas mais ce n’est qu’un détail. Il faut bien quelques missions de dernière minute pour qu’un évènement soit réussi !

    Une réussite

    Trouver un lieu hors du temps en plein cœur de Paris et leur donner l’impression de faire un Congrès en région ? Mission réussie ! La surprise était au rendez-vous : personne ne s’attendait à pouvoir faire un Congrès dans un lieu avec une vue imprenable sur un parc verdoyant, florissant et fourmillant de canards !

  • Congrès AGPB – 13 et 14 février 2019 – Compiègne (Oise)

    Congrès AGPB – 13 et 14 février 2019 – Compiègne (Oise)

    Les 13 et 14 février 2019 a eu lieu le Congrès des Céréaliers à Compiègne en Hauts-de-France. Un congrès que nous avons l’habitude d’organiser. L’AGPB nous fait confiance depuis 2012 pour organiser son congrès annuel, qui se nommait à l’époque ORAMA et réunissait les 3 filières : Blé, Maïs et Oléoprotéagineux.

    Cette année le congrès a réuni 510 congressistes du secteur agricole issus des 4 coins de la France : des agriculteurs, des entreprises de semences et produits, des représentants… ainsi que la presse. Présentations et discussions se sont portées autour des thèmes choisis par l’AGPB : « L’alimentation et l’agriculture au carrefour des nouvelles attentes de la société » et dans un deuxième temps « Les Céréaliers, responsables et engagés, se projettent dans l’avenir ». Des sujets d’actualité qui concernent l’ensemble des professionnels présents, poussant au débat. Comme chaque année, l’AGPB est soutenue par la présence de hauts représentants du monde agricole dont Christiane LAMBERT, Présidente de la FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d’Exploitants Agricoles) et Didier GUILLAUME, Ministre de l’Agriculture.

    Au delà du fond, il y a la forme : c’est à ce niveau que l’équipe tam-tam s’engage à garantir le bon déroulement de l’événement ; en gérant l’intégralité de la logistique du congrès, avant, pendant et après. La recherche et la prise de contacts commencent au plus tard un an avant l’événement car des prestations doivent être validées suffisamment en amont : réservation des lieux (palais des congrès, salle de réception et spectacle…) ainsi que le choix du traiteur qui demande d’effectuer des repas tests et du temps pour établir les menus avec le chef. Une grande partie de notre travail se focalise également sur l’hébergement car nous devons gérer la réservation des hôtels pour une majeure partie des congressistes. Nous sommes en contact permanent avec les responsables des hôtels pour poser les options, négocier les contrats, adapter le nombre de chambres en fonction des réservations des congressistes jusqu’au jour J. Nous faisons face à de nombreux changements ainsi qu’à des annulations et des réservations tardives : des aléas qui nous forcent à rester réactifs et faire preuve d’adaptabilité à tous moments. Nous veillons à ce que notre client n’ait pas à se préoccuper de quoi que ce soit le jour de la manifestation. Nous assurons le contact et la gestion des livraisons, l’installation, les animations…

    Pour cette édition, nous avons collaboré avec le traiteur « Bonnaire Traiteur », une première pour nous. Il assurait sur place les cocktails déjeunatoires des deux journées de congrès ainsi que le dîner de la soirée de gala. Une soirée qui, pour le plus grand plaisir des congressistes, s’est déroulée aux Écuries du Château de Chantilly. Patrimoine historique et chef d’oeuvre architectural qui a ébloui l’ensemble des participants. Les congressistes ont été accueillis par une représentation de sonneurs et leur dîner fût animé par un spectacle de chevaux. Pour cette soirée qui se déroulait à une cinquantaine de kilomètres de Compiègne, nous proposions aux invités des transports en bus. La partie la plus délicate reste la répartition des congressistes dans les bons bus en fonction de leur réservation d’hôtel pour le retour le soir. L’ensemble des informations leur étant nécessaires se retrouvent systématiquement sur le badge que nous leur distribuons en début de congrès, qui est minutieusement établi en fonction de leur profil. C’est pour ainsi dire leur « carte d’identité » de congrès, et pour nous un moyen de les identifier facilement.

    En somme, ce congrès se sera très bien déroulé : une bonne fréquentation, des sujets intéressants, des repas de très bonne qualité, un lieu de gala somptueux et évidemment quelques petits aléas et problèmes techniques à résoudre pour pimenter le tout ! Nous sommes prêts à réitérer l’expérience pour l’édition 2020 !

  • Congrès USRTL – 7 au 9 juin 2018 – Marseille (Bouches-Du-Rhône)

    Congrès USRTL – 7 au 9 juin 2018 – Marseille (Bouches-Du-Rhône)

    L’Union Syndicale des Rouisseurs-Teilleurs de Lin de France, nous a fait confiance pour organiser cette année 2018, son congrès annuel. La demande : 30 personnes, 3 jours, dans le Sud de la France, avec un équilibre entre temps de travail et activités de découverte. Voilà ! Carte blanche pour organiser un séjour y répondant tout en respectant le budget. L’équipe tam-tam organisation a donc pris en charge l’organisation du congrès de A à Z: création, réservations, logistique sur place.

    C’est à Marseille, au début du mois de juin, que nous avons décidé de poser les valises du groupe. Au programme travail bien sûr, mais aussi visites et dégustations ! Un séjour professionnel qui permet à chacun de se retrouver dans un contexte différent, ce qui favorise la cohésion d’équipe.

    Tout d’abord les transports : les participants n’arrivant pas tous du même endroit, nous avons privilégié le train et l’avion en fonction des cas. Puis nous avons fait appel à une société de taxi afin de regrouper tout le monde à bon port : un charmant hôtel au calme, à 10 minutes du Vallon des Auffes possédant une salle de séminaire adaptée à la taille du groupe.

    Diverses visites ont ponctuées les temps libres du groupe ou simplement des accompagnantes : visite privée des calanques en bateau, découverte du célèbre musée MUCEM mais aussi découvertes gastronomiques ! Puisque la culture est aussi dans l’assiette : chaque menu a été convenu à l’avance avec les restaurateurs choisis pour refléter la diversité de la cuisine méditerranéenne, et une soirée gastronomique a clôturé le congrès en beauté.

    Et puisque chaque voyage est unique, nous nous adaptons, sur l’ensemble de nos séminaires et voyages d’affaires, aux attentes et besoins de nos clients afin de garantir une prestation de qualité. L’objectif recherché, le secteur d’activité, la moyenne d’âge, ou encore les relations professionnelles sont des caractéristiques qui nous permettent d’adapter au mieux votre événement. Cependant, un objectif invariable, votre tranquillité : nous prenons en charge toute la logistique pour que sur place vous trouviez les portes ouvertes sans avoir à vous soucier de quoi que ce soit. Sur demande, nous pouvons également joindre un membre de l’équipe tam-tam à votre séjour sur place pour encore plus de confort.

  • 76th IIRB Congress – 4 au 8 juin 2018 – Deauville (Calvados)

    76th IIRB Congress – 4 au 8 juin 2018 – Deauville (Calvados)

    Du 4 au 8 juin 2018, l’équipe tam-tam se trouvait au Centre International des Congrès de Deauville où avait lieu le 76e congrès de l’Institut International de la Recherche Betteravière. Nous y avons accompagné notre client pour accueillir 370 congressistes de 21 nationalités différentes. Le programme : 2 jours d’échanges sur les avancées techniques et les enjeux du secteur betteravier. Puis, au dernier jour du congrès, la découverte d’une spécificité normande : le Field Day (journée technique) était consacré à la culture du lin au sein de la coopérative linicole du Neubourg. Bien plus qu’un simple congrès, nous souhaitions permettre aux personnes issues d’une autre culture ; européenne, américaine et même asiatique, de profiter de leur séjour professionnel pour découvrir l’histoire, la culture et la différence française.

    Un projet audacieux, demandant une rigueur et un sens de l’adaptabilité, avant, pendant et après l’événement. Une organisation et une logistique sans faille avec la spécificité d’un public international.

    Ainsi, tam-tam organisation, en collaboration avec les instituts betteraviers français et international, a pris en charge l’organisation de l’ensemble du congrès, excepté la partie scientifique : élaboration du programme et choix des intervenants ont été laissés aux professionnels du secteur.

    Le congrès ayant lieu à Deauville, il y avait déjà un gros point logistique à mettre en place : le transport des congressistes arrivant des quatre coins du monde, par divers moyens de transports à divers horaires, jusqu’au centre des Congrès pour récupérer leurs badges. Puis leur transfert jusqu’au Neubourg pour le Field Day et enfin leur retour dans leurs contrées respectives dans les temps. Nous avons donc fait appel à une compagnie de bus locale et à nos meilleures compétences logistiques pour organiser tous ces transferts ( et sans perdre de bagage ! ).

    L’équipe tam-tam organisation a également pris en charge les inscriptions. Notre site d’inscription personnalisé en ligne assure simplicité et fiabilité des réservations. Il concerne les conférences, les repas, les navettes, l’hébergement ; bref tout y est. La facturation est globale et gérée par tam-tam organisation. Spécificité pour le congrès de l’IIRB : l’interface a été traduite en anglais.

    Nous nous sommes, ensuite, chargé de l’ensemble des recherches, négociations et contacts prestataires. Le choix final revenant toujours au client lors de rendez-vous réguliers pour faire le point et sur présentation des devis obtenus. Ainsi, nous nous sommes occupés pour l’IIRB des réservations d’hôtels, du traiteur, du son et de la lumière, de la traduction, de divers éléments de décoration  (lino, lettrage, centres de table….), des goodies congressistes (sacoches, écharpes, calepins…) ; en prenant toujours soin d’essayer de présenter des produits inédits.

    Mais également de tous les « à côté » du congrès. Les congressistes (et surtout leurs accompagnant(e)s) viennent aussi pour le voyage. Nous avons donc organisé des excursions pendant le congrès et un post-tour à l’issue de celui-ci pour découvrir l’histoire et le patrimoine normands (Le Mont St Michel, Bayeux et sa tapisserie, Caen et son mémorial, la Côte Fleurie…).

    Un programme chargé donc, que l’équipe tam-tam se charge de rappeler aux participants via l’envoi d’SMS de rappel judicieusement programmés et ciblés : A quelle heure part mon excursion déjà demain ? A quel endroit sera le bus pour repartir à Paris ? Mince, où a lieu le cocktail de clôture ?!… . C’est ça la touche tam-tam : faire équipe AVEC vous et penser à tout.