2019 marquait le centenaire d’un concessionnaire agricole connu et reconnu en Normandie et aux alentours : l’entreprise Lhermite Agri. Impossible de ne pas célébrer cet événement entouré de l’ensemble de ses fidèles clients d’hier et d’aujourd’hui.
Pour autant, sur un tel secteur et un si grand nombre d’années, cela fait un certain nombre de personnes à inviter. Pour organiser cette grande célébration, l’entreprise Lhermite Agri a donc choisi de se faire épauler par des professionnels de l’événementiel : l’équipe tam-tam organisation !
Le cahier des charges initial était défini : un week-end de juin, 3 jours de manifestation permettant de remercier chacun à sa manière, un hippodrome à aménager, et une exposition retraçant l’évolution de la marque John Deere en même temps que l’histoire de l’entreprise.
C’est donc un beau challenge qui nous attendait pour créer de toutes pièces un petit village Lhermite Agri au milieu de l’Orne le temps d’un week-end.
D’un point de vue organisationnel, de nombreux points étaient à définir avec les équipes selon les possibilités techniques, leurs attentes, et leur budget. Nous avons fonctionné avec des réunions d’organisation mensuelles pendant les 6 mois précédents l’événement (et de nombreux mails échangés bien sûr ! ). Notre rôle dans ce cas, est de questionner le client pour découvrir sa vision des choses, l’approfondir et faire des propositions adaptées et réalisables en fonction de cela. Pour la décision finale, celle-ci revient toujours au client en fonction des propositions et conseils que nous lui apportons. De l’installation de l’ensemble des infrastructures au milieu de la piste de l’hippodrome (chapiteaux, parquet, arrivées d’eau et d’électricité, accès piétons et tracteurs tout en protégeant la piste) à la couleur des lunettes de soleil offertes aux participants ; rien ne nous a échappé.
Nous avons ainsi pu accueillir 1500 personnes le vendredi 14 juin pour une soirée de remerciement aux clients les plus fidèles : discours, défilé de tracteurs, cocktail dînatoire, animations et un magnifique feu d’artifice pour clôturer la soirée ! Le lendemain rebelote, nous accueillions à nouveaux 1500 personnes sur la journée : clients de tous horizons venus découvrir l’exposition mise en place pour l’occasion. Sur cette 2e journée, le programme était : animations et boutiques libre-service, repas à emporter, défilés de tracteurs et bien sûr beaucoup de convivialité entre tous les passionnés d’agriculture. Finalement, le dimanche 16 juin, notre client avait choisi de faire bénéficier de l’installation mise en place au grand public. En effet, un si grand rassemblement de tracteurs de la marque John Deere (100!) n’avait jamais été réalisé à l’échelle française. C’était donc l’occasion pour tous les amateurs d’en profiter. Sur cette journée, nous avons ainsi pu accueillir 2500 personnes, venues de la France entière.
Ainsi, chaque jour revêtait son propre challenge :
– le vendredi soir, le respect du timing et le déplacement des 1500 invités pour la réalisation d’une photo de groupe ont été nos plus grandes inquiétudes ;
– le samedi, le service du repas pour les 1500 personnes souhaitant manger au même moment a été le plus difficile à gérer ;
– et finalement le dimanche, il s’agissait de la sécurité : du public premièrement, venu avec des enfants pour assister à des défilés d’énormes engins agricoles en mouvement ; et des installations dans un second temps, puisque n’importe qui pouvait entrer sur le site.
Ainsi nous avons accompagné notre client dans la phase de construction de l’événement, dans son déroulement le jour j mais également dans le bilan post-événement : statistiques et listing de présences, gestion de la facturation et bilan financier.
Finalement ce centenaire a été mémorable ! Une belle aventure humaine et un agréable moment partagé pour les visiteurs, le client mais aussi pour nous.
