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  • L’inauguration d’une nouvelle usine

    L’inauguration d’une nouvelle usine

    Carte d’identité

    Nom : Inauguration des nouvelles lignes de teillage
    Date : Jeudi 16 juin 2022
    Lieu : Crosville-la-vieille (27)
    Client : Coopérative de Teillage de Lin du plateau du Neubourg (CTLN)
    Nombre de participants : 800 personnes
    Objectif : Faire découvrir aux adhérents et partenaires le nouvel outil de production, les remercier et en profiter se retrouver, partager un moment de convivialité

    Le Contexte

    La Coopérative de Teillage du Neubourg a construit en 2021, deux nouvelles lignes de teillage venant compléter son outil de production qui en contenait à ce jour déjà quatre. Un investissement important mais surtout un grand pas dans le développement de la Coopérative. Il fallait donc marquer le coup et surtout présenter le projet finalisé aux adhérents. Cette inauguration était initialement prévue pour le mois de janvier. Une recrudescence de cas de Covid, nous a forcé à la repousser au mois de juin. Cet événement était donc aussi l’occasion de belles retrouvailles pour tous les adhérents.

    Nos missions

    Les clients ont souhaité confier à notre équipe l’organisation complète de l’événement. Et dans ce cas précis, nous pouvons parler d’un accompagnement de A à Z. En effet, l’événement se déroulant sur site, il nous a fallu transformer les lieux afin de créer un environnement propice à l’événementiel.

    2 temps forts :

    – L’Inauguration : dans le bâtiment nouvellement construit
    Au programme : visite libre des lieux par les invités, présentation d’un film récapitulatif de la construction, discours et bien sûr coupage de ruban !

    – La soirée : dans un bâtiment attenant
    Un cocktail apéritif intérieur-extérieur, de la musique live, un photobooth souvenir, le tout dans une ambiance jardin d’été (on en oublierait presque que nous sommes sous un hangar)

    3 missions principales :

    – L’organisation logistique : trouver la bonne implantation événementielle au sein de l’usine (entre convivialité et sécurité), définir les besoins (nettoyage, alimentation, équipements, signalétique, décoration…) et choisir les prestataires adaptés, suivre les prestations et la facturation
     
    – La gestion des participants : gestion des inscriptions (création des invitations, du site d’inscription et suivi des listings) mais aussi des arrivées sur site (filtrage de l’accès, gestion du flux de voitures et du parking, listing des présents). Nous trouvant sur un site industriel, la sécurité était un des mots d’ordre de la soirée : accès uniquement sur invitation, listings complets des inscrits, vip et invités, gardiennage complet du site avec maître chien afin d’éviter l’accès aux espaces en dehors de l’événement.

    – La coordination sur site : coordination des prestataires dès le début de montage à J-3, toute la soirée jusqu’au départ du dernier invité et jusqu’à la fin du démontage. Notre client devait être présent sur un autre événement en parallèle du montage, il est simplement passé jeter un œil selon ses moments de disponibilité.

    Un challenge

    Prévoir la météo ! Et puisque ce n’est pas encore dans nos cordes, disons plutôt trouver le meilleur compromis entre toutes les solutions qui se présentaient à nous pour que les participants soient biens quelques soient les conditions météorologiques.
    Une structure extérieure ? Dans l’herbe ? Nous sommes en Normandie tout de même, trop de risque en cas de mauvais temps.
    Un bâtiment fermé ? Les issues de secours des bâtiments d’usine ne sont pas dimensionnées pour 800 invités, c’est non aussi…
    Un hangar ? Au milieu de la plaine, les courants d’air vont bon train. En fin de soirée, les invités fuiraient de froid.
    Notre solution : utiliser le hangar et monter une structure en dessous pour couper les courants d’air
    – la hauteur sont plafond est réduite pour conserver la chaleur en cas de temps frais
    – la structure donne tout de suite une allure événementielle au lieu, et fait oublier que nous nous trouvons dans un hangar
    – nous pouvons prévoir une structure plus petite : les invités pourront se répartir sous la structure et sous le hangar à l’extérieur de celle-ci, 2 espaces avec 2 ambiances différentes

    Et finalement il a fait très beau, presque un peu chaud, nos invités ont créé un troisième espace : l’espace extérieur situé devant le hangar, terrasse à ciel ouvert pour profiter de cette belle soirée d’été !

    Une réussite

    L’effet Waouh ! Comme on l’appelle entre nous. C’est l’effet qui s’est diffusé parmi les invités au moment de leur entrée dans le hangar. La surprise réussi d’un aménagement auquel ils ne s’attendaient pas. Et dans ces cas là, on a tout gagné !

  • Centenaire Lhermite Agri – 14 au 16 juin 2019 – Moulins-La-Marche (Orne)

    Centenaire Lhermite Agri – 14 au 16 juin 2019 – Moulins-La-Marche (Orne)

    2019 marquait le centenaire d’un concessionnaire agricole connu et reconnu en Normandie et aux alentours : l’entreprise Lhermite Agri. Impossible de ne pas célébrer cet événement entouré de l’ensemble de ses fidèles clients d’hier et d’aujourd’hui.

    Pour autant, sur un tel secteur et un si grand nombre d’années, cela fait un certain nombre de personnes à inviter. Pour organiser cette grande célébration, l’entreprise Lhermite Agri a donc choisi de se faire épauler par des professionnels de l’événementiel : l’équipe tam-tam organisation !

    Le cahier des charges initial était défini : un week-end de juin, 3 jours de manifestation permettant de remercier chacun à sa manière, un hippodrome à aménager, et une exposition retraçant l’évolution de la marque John Deere en même temps que l’histoire de l’entreprise.

    C’est donc un beau challenge qui nous attendait pour créer de toutes pièces un petit village Lhermite Agri au milieu de l’Orne le temps d’un week-end.

    D’un point de vue organisationnel, de nombreux points étaient à définir avec les équipes selon les possibilités techniques, leurs attentes, et leur budget. Nous avons fonctionné avec des réunions d’organisation mensuelles pendant les 6 mois précédents l’événement (et de nombreux mails échangés bien sûr ! ). Notre rôle dans ce cas, est de questionner le client pour découvrir sa vision des choses, l’approfondir et faire des propositions adaptées et réalisables en fonction de cela. Pour la décision finale, celle-ci revient toujours au client en fonction des propositions et conseils que nous lui apportons. De l’installation de l’ensemble des infrastructures au milieu de la piste de l’hippodrome (chapiteaux, parquet, arrivées d’eau et d’électricité, accès piétons et tracteurs tout en protégeant la piste) à la couleur des lunettes de soleil offertes aux participants ; rien ne nous a échappé.

    Nous avons ainsi pu accueillir 1500 personnes le vendredi 14 juin pour une soirée de remerciement aux clients les plus fidèles : discours, défilé de tracteurs, cocktail dînatoire, animations et un magnifique feu d’artifice pour clôturer la soirée ! Le lendemain rebelote, nous accueillions à nouveaux 1500 personnes sur la journée : clients de tous horizons venus découvrir l’exposition mise en place pour l’occasion. Sur cette 2e journée, le programme était : animations et boutiques libre-service, repas à emporter, défilés de tracteurs et bien sûr beaucoup de convivialité entre tous les passionnés d’agriculture. Finalement, le dimanche 16 juin, notre client avait choisi de faire bénéficier de l’installation mise en place au grand public. En effet, un si grand rassemblement de tracteurs de la marque John Deere (100!) n’avait jamais été réalisé à l’échelle française. C’était donc l’occasion pour tous les amateurs d’en profiter. Sur cette journée, nous avons ainsi pu accueillir 2500 personnes, venues de la France entière.

    Ainsi, chaque jour revêtait son propre challenge :

    – le vendredi soir, le respect du timing et le déplacement des 1500 invités pour la réalisation d’une photo de groupe ont été nos plus grandes inquiétudes ;

    – le samedi, le service du repas pour les 1500 personnes souhaitant manger au même moment a été le plus difficile à gérer ;

    – et finalement le dimanche, il s’agissait de la sécurité : du public premièrement, venu avec des enfants pour assister à des défilés d’énormes engins agricoles en mouvement ; et des installations dans un second temps, puisque n’importe qui pouvait entrer sur le site.

    Ainsi nous avons accompagné notre client dans la phase de construction de l’événement, dans son déroulement le jour j mais également dans le bilan post-événement : statistiques et listing de présences, gestion de la facturation et bilan financier.

    Finalement ce centenaire a été mémorable ! Une belle aventure humaine et un agréable moment partagé pour les visiteurs, le client mais aussi pour nous.

  • Fêtes Normandes – 6 et 7 octobre 2018 – Evreux (Eure)

    Fêtes Normandes – 6 et 7 octobre 2018 – Evreux (Eure)

    En ce début d’automne, l’équipe tam-tam organisation accompagnait la ville d’Evreux dans son événement majeur de la rentrée : les Fêtes Normandes. Ainsi, le weekend du 6 et 7 octobre, nous étions sur l’hippodrome de Navarre pour célébrer l’ère Viking : thème choisi, pour cette 4e édition.

    Les Fêtes Normandes regroupent à la fois la promotion de l’ensemble du territoire, du terroir et des traditions de la Normandie. Ainsi, y sont présentes les offices de tourisme normands, des artisans, des producteurs… et pour cette édition 2018 d’irréductibles Vikings.

    Pour mener à bien ce grand projet, les équipes événementielles de la ville d’Evreux ont choisi de s’entourer. Ainsi, sur la partie « terroir » la chambre d’agriculture de l’Eure et tam-tam organisation apportent leurs connaissances et compétences.

    Cette fameuse partie « terroir » se divise en plusieurs volets, dont l’organisation a été confiée à tam-tam.

    Tout d’abord le volet marché de producteurs. En collaboration avec la chambre d’agriculture, tam-tam organisation s’est chargée d’organiser la venue de producteurs de toute la Normandie afin de mettre en avant les savoir-faire régionaux. Les équipes de la chambre se concentrant sur les producteurs des alentours avec lesquels elles sont en contact régulier, tandis que les équipes tam-tam avaient pour mission d’aller chercher les producteurs venant de plus loin… jusqu’à la pointe de la manche! En pratique, cela donne : prospection, contact, gestion des inscriptions et des besoins de chacun, accueil sur place et accompagnement pendant les 2 jours.

    Puis vient, le volet restauration. En supplément des producteurs locaux venant vendre leurs produits, il fallait trouver pour le public de quoi se restaurer copieusement sur place. La règle reste inchangée pour ce volet : du local ! Ainsi les équipes tam-tam organisation se sont rapprochées de 3 établissements. D’une part, la ferme charcutière de la Sente aux Anes qui a proposé au public du cochon grillé. D’autre part, la maison Lenfant qui distribuait du poulet grillé et des plats en sauce. Et finalement, la fromagerie de Claude Joseph à Vernon qui proposait une fondue euroise où le vin blanc est remplacé par la bière euroise de la Chambraysienne. Nous avons dû définir avec eux leurs besoins (emplacement, puissance électrique, point d’eau, matériel, horaires d’accès pour la cuisson en amont…) mais également les quantités à prévoir en fonction du public attendu.

    Et finalement le volet promotion de l’agriculture. Dans l’ensemble des animations proposées lors des fêtes, les équipes de la ville souhaitaient mettre en place un stand du grain au pain. C’est tout naturellement que l’équipe tam-tam a pris les choses en main. Nous avons fait appel à Passion Céréales, organisme de promotion des céréales, pour nous fournir des outils pédagogiques afin de faire découvrir le cycle du grain au grand public. Ainsi, nous avons pu mettre en place : une tente pédagogique, un atelier coloriage et une animation réalité virtuelle plongeant le public dans la moisson des céréales.

    La spécificité agricole de l’équipe tam-tam a également été un atout pour la manifestation côté réglementaire. Nous nous sommes chargés de faire l’ensemble des déclarations et contrôles vétérinaires nécessaires pour la venue des animaux sur site, et notamment des chevaux présents en grand nombre.

  • L’Eureuse traversée – 14 juillet 2018 – Vernon (Eure)

    L’Eureuse traversée – 14 juillet 2018 – Vernon (Eure)

    Après 7 ans d’absence, le Tour de France faisait son grand retour dans l’Eure cette année. Pour célébrer cette édition, le département a demandé à tam-tam organisation de l’accompagner dans l’organisation de « l’Eureuse traversée ». Nous avons ainsi mis en place 2 marchés de producteurs locaux sur les villages du Tour de Vernon et des Andelys ; et accompagné les agriculteurs dans la réalisation de leur fresque géante.

    D’une part, tam-tam organisation a collaboré avec la FNSEA 27 pour encadrer la fresque géante des agriculteurs du département de l’Eure. Si cela peut sembler trivial de l’extérieur : un dessin dans un champs… ; il a bien plus de recherche que ce que l’on pourrait penser. D’abord la thématique doit être travaillée, afin que l’esquisse du dessin se précise ; tout cela en réfléchissant à toutes les contraintes techniques de faisabilité. Dans le même temps il faut trouver un lieu : un champs, sur le passage du Tour, qu’un agriculteur est d’accord de laisser pour la réalisation de la fresque. Puis il faut mettre en place la logistique : comment transposer le dessin de la feuille de papier au champs taille XXL ? Quels matériaux et outils utiliser pour le rendre visible ? Où les trouver ? comment organiser les équipes pour réaliser et animer la fresque le jour J ? L’équipe tam-tam organisation, forte de son expérience événementielle et agricole, a pu apporter sa vision logistique et technique aux équipes d’agriculteurs motivés.

    D’autre part, tam-tam organisation a accompagné le département de l’Eure dans la mise en place pratique de ses idées. Le département souhaitait marquer le coup en organisant une grande fête autour du passage du Tour dans l’Eure. La marque « Eureuse traversée » a ainsi été créée ; et différentes animations élaborées.

    Parmi celles-ci, la mise en place de villages du Tour à Vernon et aux Andelys. tam-tam a apporté son soutien au département concernant l’aspect local qu’il souhaitait mettre en avant. Nous avons mis en place un marché de producteurs sur chacun des villages. Le rôle de tam-tam organisation a été de recruter des producteurs du secteur pour venir vendre leur produits sur le marché : promotion des villages, démarchage, réponse aux questions, relation producteurs, gestion des besoins techniques (arrivées électriques, camions frigo, gaz…). Puis d’organiser logistiquement les marchés : évaluation des besoins, recherche et gestion des prestataires (tentes, électricité, mobilier…), placement et installation la veille des producteurs. Et finalement, l’encadrement sur place la journée de l’événement : accueil des producteurs le matin, réponses aux besoins/questions tout au long de la journée.

    L’ancrage local de tam-tam est bénéfique pour de tels événements. Les producteurs sont plus enclins à s’adresser à nous lorsqu’ils se rendent compte que notre agence est située, comme eux, à la campagne. Au fil des ans, nous avons ainsi pu créer un répertoire de producteurs que nous pouvons aisément solliciter en fonction de vos besoins (thématiques, géographiques…). Notre agence possède également un carnet d’adresse de prestataires de confiance à qui nous faisons préférentiellement appel lorsque nous travaillons au niveau local. Pas de mauvaise surprise, mais un avantageux travail d’équipe, comme toujours !